Czy firma może dzwonić do pracodawcy – granice i praktyka?

Czy firma może dzwonić do pracodawcy – granice i praktyka

W procesie poszukiwania pracy, a zwłaszcza na zaawansowanym etapie rekrutacji, wielu kandydatów zadaje sobie to samo pytanie: czy potencjalny przyszły pracodawca ma prawo skontaktować się z moim obecnym lub byłym szefem? To kwestia, która budzi emocje, rodzi obawy i nierzadko wiąże się z dużym stresem. Czy istnieją jasne zasady, które regulują tę praktykę? Kiedy takie działanie jest dopuszczalne, a kiedy staje się naruszeniem prywatności? Zanurzmy się w świat rekrutacji, przepisów i dobrych praktyk HR, aby rozwiać wszelkie wątpliwości.

RODO i ochrona danych osobowych: Twoja zgoda to podstawa

Zacznijmy od najważniejszego – przepisów o ochronie danych osobowych, czyli słynnego RODO. W kontekście rekrutacji, kontaktowanie się bez zgody pracownika z obecnymi lub poprzednimi pracodawcami jest niedozwolone i może stanowić naruszenie przepisów RODO oraz dóbr osobistych kandydata.

Co to oznacza w praktyce?

• Potencjalny pracodawca nie może z własnej inicjatywy, bez Twojej wyraźnej zgody, dzwonić do Twojego obecnego miejsca pracy, aby zasięgać o Tobie informacji.
• Taka zgoda powinna być udzielona w sposób dobrowolny i świadomy. Nie może być wymuszona ani ukryta w gąszczu klauzul.
• Jeśli udzielisz zgody na kontakt, powinna ona być udokumentowana, np. w formie pisemnej, mailowej lub za pomocą systemu ATS.

Pamiętaj, że Kodeks pracy ściśle określa, jakich danych osobowych pracodawca może żądać od kandydata na etapie rekrutacji (imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg dotychczasowego zatrudnienia). Informacje wykraczające poza ten zakres, w tym opinie od poprzednich pracodawców, wymagają Twojej dobrowolnej zgody.

Kiedy referencje wchodzą do gry?

Czym innym są referencje, a czym innym nieautoryzowany wywiad. Referencje to pisemne opinie lub ustne rekomendacje, które kandydat świadomie dostarcza lub wskazuje osoby kontaktowe w celu ich weryfikacji.

• Referencje pisemne: Możesz z własnej inicjatywy dołączyć referencje od poprzednich pracodawców do swojego CV. Wtedy rekruter ma prawo je przetwarzać, ale bez próby sprawdzania zawartych tam informacji na własną rękę, jeśli nie wyrazisz na to dodatkowej zgody.
• Referencje ustne (kontakt telefoniczny): Jeśli rekruter chce skontaktować się z Twoimi byłymi przełożonymi lub współpracownikami w celu uzyskania opinii, musi mieć na to Twoją wyraźną zgodę. Często dzieje się to na późniejszym etapie rekrutacji, gdy oferta pracy jest już blisko lub nawet została złożona.

Warto pamiętać, że sam pracodawca nie ma obowiązku wystawiania referencji, choć dobra praktyka często do tego zachęca.

Obecny pracodawca vs. były pracodawca: Duża różnica!

Rekruterzy i działy HR zgodnie podkreślają, że kontaktowanie się z obecnym pracodawcą kandydata bez jego wiedzy i zgody jest uważane za wysoce nieprofesjonalne i niedopuszczalne.

• Może to narazić kandydata na negatywne konsekwencje w obecnym miejscu pracy, np. utratę zaufania, a nawet zwolnienie, zanim znajdzie nową posadę.
• Tego typu działanie jest jawnym naruszeniem RODO i może skutkować skargą do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) i dotkliwymi karami dla firmy.

Kontakt z byłym pracodawcą jest bardziej powszechny, ale nadal wymaga Twojej zgody. Zazwyczaj następuje to, gdy jesteś już na zaawansowanym etapie rekrutacji lub nawet po otrzymaniu wstępnej oferty pracy.

Co zrobić, gdy firma dzwoni bez zgody?

Jeśli dowiesz się, że potencjalny pracodawca skontaktował się z Twoim obecnym lub byłym miejscem pracy bez Twojej zgody, masz prawo podjąć kroki prawne:

• Powiadom rekrutera o bezprawnym działaniu i naruszeniu przepisów RODO.
• Możesz zażądać rekompensaty za poniesioną szkodę.
• Złożyć skargę do UODO, co może skutkować karą dla firmy, która naruszyła prawo.
• Kontaktowanie się bez zgody pracownika z pracodawcami może również stanowić naruszenie dóbr osobistych.

Etyka i profesjonalizm w rekrutacji

Dobre praktyki HR promują transparentność i szacunek dla prywatności kandydata. Profesjonalny rekruter zawsze zapyta o zgodę na kontakt z referencjami i wyjaśni, na jakim etapie rekrutacji będzie to miało miejsce.

Jako kandydat, jeśli nie chcesz, aby firma kontaktowała się z Twoim obecnym pracodawcą (co jest zrozumiałe), po prostu wyraźnie o tym powiedz. Możesz zaproponować podanie danych kontaktowych do byłych przełożonych lub współpracowników, z którymi Twoje relacje są uregulowane.

Twoja mapa bezpieczeństwa w procesie rekrutacji

Pamiętaj, że w procesie rekrutacji masz swoje prawa, a ochrona danych osobowych jest jednym z kluczowych aspektów. Nowy pracodawca musi Cię traktować z szacunkiem i przestrzegać obowiązujących przepisów.

• Zawsze czytaj klauzule zgody: Upewnij się, na co dokładnie wyrażasz zgodę.
• Pytaj: Nie bój się dopytywać rekrutera o politykę firmy w kwestii referencji i weryfikacji danych.
• Wyraźna zgoda to podstawa: Nigdy nie zgadzaj się na kontakt z obecnym pracodawcą, jeśli nie jesteś na to gotowy.
• Znaj swoje prawa: Jeśli Twoje dane zostaną przetworzone niezgodnie z prawem, wiesz, gdzie szukać pomocy.

Transparentność, zarówno ze strony kandydata, jak i firmy rekrutującej, buduje wzajemne zaufanie i przyczynia się do bardziej etycznego i skutecznego procesu zatrudniania.

Co warto zapamiętać, by spać spokojnie?

Podsumowując naszą podróż po świecie referencji i przepisów – kluczowe jest słowo: zgoda. Bez Twojej wyraźnej akceptacji, żadna firma rekrutująca nie ma prawa kontaktować się z Twoim obecnym ani byłym pracodawcą. To Twoje dane, Twoja prywatność i Twoje prawo do decydowania o tym, komu i w jakim celu je udostępniasz.

Pamiętaj, że świadomy kandydat to bezpieczny kandydat. Znajomość swoich praw i asertywna komunikacja z rekruterami to najlepsza tarcza ochronna w drodze do wymarzonej pracy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania